做好會議活動策劃需要關注哪些地方呢？怎么樣才能把會議和活動做好做活，并且讓策劃具有較強的可操作性？這些都是辦會當中不少人會遇到的問題。
“不打無準備之仗”，這句話家喻戶曉，但這個準備到底包括哪些要素，卻很少有人能回答上來。其實會議活動策劃也一樣，最重要的就是要做好各項前期計劃，這樣才能夠保證整個會議、活動流程順利進行，打一個漂亮的有準備之仗。
那么，前期的準備都具體包括了哪些呢，下面了了將為您詳細解讀！
一、計劃和策略
不管你想策劃什么類型的活動，你需要一個具體的策略。
首先要做的就是明確目標。你的活動目標是什么，是要給顧客介紹新產品或新服務，還是展示你的分析結果或預測？如果無法一下子找到這個目標，你可以把一些要素在白板上畫出來，比如：你的目標受眾是誰，你想給他們傳達什么樣的信息，你希望達到什么樣的效果？這個是目標設定的部分。
確定了你的目標之后，就可以開始進行策略安排，包括會議形式、會議內容，以及你如何來衡量這個活動會議的成效。記住，只有當你有了活動策略你才能理清所有前期準備中你需要注意的地方。
二、做好預算
目標確定好以后，首先需要考慮的就是經費，因為預算的大小直接決定了整個策略的可行性。你需要考慮花多少錢才能達到這些目標，可以選擇將所有開支項都列在一個檢查清單中，內容包括標牌、邀請函、網站圖片處理、食品飲料、音樂等各方面要素。
如果怕遺漏，你可以試著參考你之前參加過的活動，并把所有你能想到的項目都加進來，有哪些是你必須要用到的，又有哪些可以舍棄的，做一個清單并計算好總的支出。
三、時間和地點
你的活動的主要參與者是執行人員還是管理人員，活動類型是什么，這次活動會成為品牌戰略的一部分嗎？
這些問題的答案足夠讓你確定這次活動大概的時間和地點了。舉例來說，如果活動的參與者是繁忙的白領階層，那么你最好將時間安排在周末的閑暇時間；如果活動類型是一個交流會，那么可以安排在晚上并準備一些點心；而如果活動類型是演講或者展示活動，那么一般地點會安排在酒店或者會議中心。
四、邀請
活動的邀請是整個活動策劃中最重要的一環。
首先，發送邀請的時間是很有講究的，不能太早也不能太晚，提前三周是一個不錯的時間點。但是，如果你是想要邀請一些事務繁忙的執行人員，就最好再早個幾天發出邀請。
同時，你需要分不同時間段來發送邀請函，因為不同類型的參會者有不同的時間安排，所以要根據實際情況來適時發送邀請，如果遇到比較重要的高層領導，還需要提前與之溝通，確?？梢詤⑴c活動。
五、視察
在活動開始前去查看場地，這是最基本的會前工作。在現場，你可以邊看邊預想一下參會者會對你的活動有什么感受，現場應該放些什么標牌來防止誤會，工作人員應該安排在哪些地方。
換句話說，那個當下，你可以把自己當做是會議邀請的嘉賓和參會者，你要充分了解嘉賓們進入會場時會看到什么，感受到什么，想要知道這些最好的辦法莫過于親自去走一趟了。根據你自身的感受，可以對整體的會議安排進行改進，保證會議的質量和效果。
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